eArhiva - najčešća pitanja i odgovori
Od 1. januara 2024. se primenjuje zakonska Uredba o pravilnom načinu čuvanja elektronske dokumentacije. S tim u vezi, u nastavku možete pronaći odgovore na glavne nedoumice kompanija koje su radile na usklađivanju poslovanja sa zakonskom regulativom. Za sva dodatna pitanja i pomoć, kontaktirajte nas putem mail adrese: office@eim.rs .
Rešenje ARHIVO eArhiva - uskladite vaše poslovanje sa novom zakonskom regulativom.
1
Da li je potrebno elektronsku dokumentaciju čuvati u sertifikovanom softverskom rešenju, tj. da je
eArhiva sertifikovana?
Ne. Informacioni sistem za čuvanje elektronske dokumentacije, odnosno eArhiva, kao softversko rešenje, ne mora da bude sertifikovana da bi se ispunili zahtevi Uredbe.
Prema Uredbi, elektronsku dokumentaciju je potrebno čuvati u bilo kom informacionom sistemu koji ispunjava sve zahteve Uredbe.
2
Da li kompanije mogu ispuniti zahteve Uredbe bez nabavke prilagođenog softvera?
Kompanije mogu i same da ispunite zahteve Uredbe (mada je komplikovanije u odnosu na eFakture). Potrebno je kupiti kvalifikovani pečat ili sertifikat i uplatiti uslugu korišćenja vremenskog žiga kvalifikovanom sertifikacionom telu (npr. Pošta Srbije). Pri potpisivanju dokumenta, potrebno je uraditi validaciju svih sertifikata, potrebno je sertifikatu pridružiti vremenski žig, a potom kroz interni informacioni sistem (DMS, ERP...) uneti propisane metapodatke i generisati i potpisati dva dodatna PDF dokumenta (Izjava i potvrda) i to je to!
3
U kom formatu je obavezno čuvati elektronsku dokumentaciju za usklađenost sa Uredbom?
Prema Uredbi, elektronsku dokumentaciju je obavezno čuvati u PAdES B-LTA PDF formatu ili XML XAdES B-LTA formatu.
4
Da li je obavezno vođenje Arhivske knjige za elektronsku dokumentaciju i da li je potrebno
dopuniti fizičku Arhivsku knjigu?
Prema Uredbi, član 5, obavezno je voditi elektronsku arhivsku knjigu.
Takođe je obavezno klasifikovati dokumentarni materijal u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i odrediti rok čuvanja dokumentacije.
Potrebno je u fizičku Arhivsku knjigu ubaciti deo koji se odnosi na elektronsku dokumentaciju.
5
Da li se može čuvati elektronska dokumentacija, prema Uredbi, u okruženju na internoj infrastrukturi kompanije ili je potrebno koristiti sertifikovani Cloud server?
Dokumentaciju možete čuvati i u aplikaciji u internom okruženju.
Prednosti Inhouse rešenja da je sva dokumentacija u vašem okruženju i pod vašom kontrolom i jednostavnije su integracije sa vašim informacionim sistemima. Kada je sva dokumentacija koja podleže Uredbi u vašem okruženju jednostavnije je objedinjavanje i ostale dokumentacije (skenirane, eDokumentacije koja se ne tretira kao dokumentarni materijal na jednom mestu) kroz jedan sistem.
Prednosti Clouda su brza implementacija i pogodni su za klijente sa minimalnim setom dokumentacije koji podležu Uredbi, koja se čuva kao trajna arhiva, bez dnevne upotrebe.
6
Da li je neophodno dodati svakom dokumentu metapodatke definisane Uredbom?
Da. Metapodaci su obavezni uz svaki dokument. Da bi se dokument čuvao u skladu sa Uredbom, obavezno je da svaki elektronski dokument poseduje Uredbom definisan set metapodataka u skladu sa članom 5.
7
Da li je obavezno elektronsku dokumentaciju potpisati kvalifikovanim elektronskim
sertifikatom?
Da, kvalifikovanim sertifikatom i pridruženim vremenskim žigom.
Prema Uredbi, obavezno je da elektronski dokument bude potpisan kvalifikovanim elektronskim sertifikatom i overen vremenskim žigom, kako bi se potvrdila vernost izvornom dokumentarnom materijalu i tačnost metapodataka.
8
Da li je potrebno generisati Potvrde uz svaki elektronski dokument?
Da. Prilikom pečatiranja dokumenta.
Neophodno je generisati dva dokumenta: Potvrdu o metapodacima i Izjavu. Ovi dokumenti se generišu u PDF formatu i kvalifikovano potpisuju / pečatiraju uz pridruživanje vremenskog žiga. Ova akcija se obavlja paralelno
sa potpisom dokumenta za eArhivu.
9
Koja je razlika između kvalifikovanog elektronskog potpisa i kvalifikovanog elektronskog pečata?
Kvalifikovani elektronski potpis glasi na fizičko lice, a pečat na kompaniju. Tehnološki, zakonski i bezbednosno, su potpuno isti.
10
Koja je razlika između kvalifikovanog elektronskog potpisa i vremenskog žiga?
Kvalifikovani elektronski potpis predstavlja dokaz o elektronskom identitetu potpisnika, a elektronski vremenski žig je zvanično vreme pridruženo potpisu u elektronskom obliku kojim se potvrđuje da su ti podaci postojali u tom vremenskom trenutku.
Prema Uredbi, neophodno je da elektronskom dokumentu budu pridruženi i kvalifikovani elektronski potpis i vremenski žig kupljen kod ovlašćenog kvalifikovanog provajdera, npr. Pošte.
11
Da li kvalifikovani elektronski potpis i vremenski žig imaju neograničen vek trajanja, odnosno, da li je potrebno jednom potpisan i overen elektronski dokument u nekom momentu repotpisati ili repečatirati?
Kvalifikovani elektronski sertifikat i vremenski žig imaju period važenja. Neophodno je nakon isteka sertifikata dokument retimestamp-ovati kako bi se obezbedila neprekinuta kvalifikovanost dokumenta.
12
Na koji način se izdvaja elektronska dokumentacija za uništavanje, nakon isteka roka čuvanja?
Nakon odabiranja dokumentacije koja se čuva trajno, potrebno je kreirati zahtev u elektronskom obliku, za uništavanje elektronske dokumentacije kojoj je istekao rok čuvanja. Zahtev se predaje nadležnom javnom arhivu preko portala eUprava. Nakon dobijenog odobrenja, dokumentaciju je dozvoljeno uništiti.
13
Šta predstavljaju kvalifikovane usluge od poverenja?
Kvalifikovane usluge od poverenja su usluge izdavanja kvalifikovanih sertifikata i vremenskih žigova (sertifikaciona tela) ili obavljanje usluga od poverenja (sigurna dostava, sigurna arhiva, informacioni posrednik).
Ove usluge nisu uslov niti direktno morate da ih ispunite da bi ste bili u
skladu sa zakonskim propisima.
14
Da li privredni subjekti imaju obavezu da čuvaju elektronsku dokumentaciju koja se već čuva kod nekog državnog organa ili organizacije?
Ne. Privredni subjekti nemaju obavezu da čuvaju elektronsku dokumentaciju ukoliko se ona već čuva kod nekog državnog organa. To znači da privredni subjekti nisu u obavezi da čuvaju svoja elektronska dokumenta kao što su elektronske fakture (SEF), poreske prijave (Poreska uprava), finansijske izveštaje (APR), prijave i odjave zaposlenih (CROSO), itd.